В настоящее время организация конференции или симпозиума – это важное и ответственное событие, требующее тщательной подготовки.

При этом нужно учитывать следующее: подготовка интересного для участников доклада, выбор оптимального времени и даты проведения, определение числа присутствующих и выбор подходящей локации. Аренда зала Киев https://a-ces.com.ua/ru/konferents-zaly-v-kieve/ – это оптимальное решение, которое позволит выбрать для своей конференции просторное и современно оформленное помещение в центре столицы.

Как правильно подобрать локацию под определенное событие

Когда был определен формат мероприятия, составлен список участников, тогда можно переходить к выбору ивент-площадки. Для многочисленного собрания важно подобрать обширный зал, который может вместить в своих стенах от 100 до 300 гостей. При этом они смогут комфортно разместиться на креслах и слушать докладчика.

Если требуется провести деловые встречи, тогда стоит рассмотреть вариант переговорной. Это небольшое по вместительности помещение, в котором могут разместиться немного гостей. Есть разные по меблировке варианты. Но стоит уделить внимание переговорным с круглым столом. У деловых партнеров будет лучший обзор, они смогут видеть реакцию на свои слова на лицах оппонентов.

Для торжественных концертов, показах мод или выступлениях артистов, певцов, иллюзионистов, пр., следует выбирать зал, оформленные более торжественно. Отдавать предпочтения стоит помещению с подиумом или сценой. Тогда все гости смогут видеть отлично то, что происходит на сцене.

Для конференций, презентаций, симпозиумов и семинаров на различные тематики, лучше всего подбирать более официальное помещение. Строгое оформление зала, нужное техническое оснащение и число необходимых посадочных мест – все это нужно для правильного проведения этого события. Можно подобрать зал с холлом, через который будут проходить гости. В этом месте можно разместить баннер с презентацией или брендом компании.

Для корпоративных мероприятий зал лучше подбирать с менее формальной обстановкой. Мягкая мебель, наличие зеленых растений и хорошая освещенность – все это поможет сотрудникам расслабиться в уютной обстановке. Таким образом настраивается корпоративная атмосфера и можно лучше производить обсуждение прошедшего квартала и обсуждение планов на следующий период.

Техническое оснащение – важный момент при выборе конференц-зала

Очень важно предусмотреть различные нюансы. Это может быть освещение и звуковое сопровождение. Если будет проводиться концерт, тогда стоит позаботиться о дополнительных прожекторах. Они помогут создать торжественную атмосферу и таким образом можно произвести впечатление на гостей. Также понадобиться аппаратура, отвечающая за звук и воспроизведение фонограммы.

Для конференций, которые проводятся на международном уровне, тогда важно дополнительно подключить конференц-систему. Она включает в себя расширенный функционал. В него входит синхронный перевод, что достаточно важно для присутствующих иностранных гостей на этой встрече. Они смогут в реальном времени с минимальной задержкой слышать доклад на своем родном языке. Таким образом можно донести свою идею и мысли более точно, что важно для заключения международных договоров.

Чаще всего при аренде зала для конференции происходит встреча с техником и обсуждение технических вопросов. Он перечислит базовый набор технического оснащения, который входит в комплектацию локации. Это может быть указка, экран и проектор помогающий ярче сделать презентацию нового бренда или товара, выпускаемого компанией. Также в комплектацию могут входить сцена, трибуна, осветительные приборы, звуковая система микрофоны. Но также можно дополнительно арендовать несколько микрофонов и прожекторов. Тогда техник предоставит это оборудование за отдельную плату, что упрощает поиск нужных систем и их доставку на ивент-площадку.

Дополнительный функционал

Важно предусмотреть нюансы при аренде зала. Если доклад будет закрытого типа и на нем будут присутствовать гости, получившие приглашения, тогда следует предусмотреть нужное число посадочных мест. Для открытого мероприятия спрогнозировать число приглашенных будет проблематично. Поэтому стоит примерно рассчитать число кресел и взять в аренду соответствующее помещение.

Важно расположение конференц-зала. Расположенный ивент в центре столицы – это лучший вариант. Если будет много гостей конференции на своем личном транспорте, тогда расположенная рядом парковка – отличный вариант. Для иногородних приглашенных, которые будут добираться на место встречи на городском транспорте или метро, поэтому расположение неподалеку транспортных развязок – лучшее решение в этом случае.

Важные вопросы относятся к отдельным помещениям в выбранной локации, кроме того, где будет происходить доклад. Такая комната может понадобиться для перерыва во время конференции. В ней смогут собраться участники, чтобы обсудить доклад, поделиться свои мнением или подзарядить телефоны, сделать важные звонки.

Также такое помещение может быть полезным для организации фуршета или кофе-брейка. Тогда следует заранее договориться об организации перекуса с кейтеринговой компанией. Они приготовят еду ресторанного уровня, организуют сервировку столов и могут предоставить дополнительные услуги – обслуживание гостей официантами. Таким образом можно более эффективно организовать встречу или семинар. 

Итоги 

Если учитывать предоставленные рекомендации, тогда аренда зала в Киеве не будет сложной. При этом гостям будет комфортно в таком помещении, доклад или заключение договоров произойдет более успешно. Когда выбрана надежная компания. Предоставляющая залы в аренду оформленные в современной стилистике и имеющие необходимое техническое оснащение, тогда можно быть уверенным, что выбранная локация будет идеальной по формату запланированного мероприятия. Будет предложено несколько разных вариантов, среди которых можно выбрать лучшую ивент-площадку.